Jakie były najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2019 roku – podsumowanie

Rok 2020 przypomina nam, że będzie bardzo „gorąco” na gruncie prawnym. W 2020 r. Jest planowana kodyfikacja prawa pracy. Chyba jedna z większych, jakie były dotychczas.

Przypomnijmy jakie były najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2019 r. Wiem, że nie wszystkie zmiany są wdrażane, zatem krótkie przypomnienie, aby każdy mógł usystematyzować tą tematykę.

Może to jest też dobry moment na wdrożenie nowych regulaminów pracy?

  1. Zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy uzyskali przywilej prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej, a ci, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą  sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym pliku dokumentów.

Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne. Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów plików w formacie pdf. Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z dokumentem papierowy

Jeśli dany pracodawca podjął decyzję o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, to zgodnie z nowym art. 94 [9] kodeksu pracy ma obowiązek poinformować obecnych oraz byłych pracowników o możliwości odbioru w ciągu 30 dni od dnia przekazania tej wiadomości poprzedniej postaci dokumentacji. O ile w przypadku pracowników aktualnie zatrudnionych przekazanie informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji nie budzi dużych trudności, gdyż pracodawca może to zrobić w dotychczas zwyczajowo przyjęty sposób (np. ogłoszeniem w intranecie, zarządzeniem itp.)

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.  W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostawali w stosunku pracy, akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może pozostawić bez wprowadzania zmian. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 r. powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami.

Dodatkowo skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

  1. Zmiany w związku ze stosowaniem RODO.

Duża nowelizacja kodeksu pracy miała miejsce 4 maja 2019 roku. Odnosiła się do przede wszystkim do zasad przetwarzania danych osobowych. Prawodawca określił jakie dane osobowe pracodawca może przetwarzać u kandydata, a jakie u pracownika.

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami od kandydata można żądać wyłącznie danych kontaktowych, które ten samodzielnie wskaże, a nie jak dotychczas – danych, które narzucał pracodawca. Dane osobowe, ponad wskazane przez pracownika wolno przetwarzać wyłącznie za dobrowolną i świadomą zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.  Wyjątek dotyczy danych o niekaralności, które muszą zostać podane, kiedy przewidują to powszechne przepisy.

Dane biometryczne i o stanie zdrowia pracownika mogą być przetwarzane wyłącznie z inicjatywy osoby zatrudnianej. Wyjątek dotyczy danych, których przetwarzanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, gdy ich ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń, które muszą być szczególnie chronione.

Zmianie uległy również przepisy o funduszu socjalnym. Osoby uprawnione do korzystania z funduszu, aby otrzymać ulgową usługę i świadczenia oraz dopłaty z funduszu, zobowiązane są do podania pracodawcy w formie oświadczenia swoich danych. Pracodawca ma prawo zażądać udokumentowania tych informacji poprzez przedstawienie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

  1. Nowe przepisy antymobbingowe.

W dniu 7 września 2019 r. weszły w życie zmiany obejmujące między innymi przepisy o równym traktowaniu pracowników i mobbingu.

Obowiązujące przepisy dopuszczają formułowanie roszczeń o odszkodowanie za mobbing także w czasie trwania stosunku pracy.

Ponadto przypominamy o konieczności posiadania odpowiednich procedur w tym zakresie.

  1. Zmiany w świadectwie pracy.

Wrześniowa nowelizacja zmieniła także zasady wydawania świadectwa pracy. Przede wszystkim sprecyzowano, że dzień wydania świadectwa pracy to „dzień, w którym następuje ustanie stosunku pracy”.

Bardzo ważną zmianą jest wydłużony z 7 do 14 dni termin, w jakim można zwrócić się do sądu pracy i pracodawcy o sprostowanie jego treści. Oznacza to obowiązek wpisania treści pouczenia w aktualny wzór świadectwa pracy.