Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej a obowiązki wynikające z RODO

1 stycznia 2019 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Do najważniejszych zmian wprowadzonych tym rozporządzeniem zalicza się przede wszystkim skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwość jej prowadzenia w formie elektronicznej oraz wyodrębnienie nowej części „D” w aktach osobowych pracownika.

Termin przechowywania akt osobowych

Obowiązujący do tej pory 50-letni okres przechowywania akt osobowych uległ skróceniu do lat 10 w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a w przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. nadal wynosi 50 lat, ale może również ulec skróceniu do lat 10 pod warunkiem złożenia w ZUS tzw. raportu informacyjnego (zestawienia informacji dotyczących ubezpieczonego).

Co to oznacza w praktyce?

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest niemożliwe, gdyż pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego – okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych takiego pracownika zawsze będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Co się zmieniło w aktach osobowych?

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części, a nie jak do tej pory z 3 i obejmują:

  • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
  • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wyodrębnienie nowej części D ma na celu ułatwienie usuwania z akt informacji o ukaraniu po zatarciu się kary.

Dodatkowa dokumentacja

Na pracodawcę nałożono nowe obowiązki związane z gromadzeniem dodatkowej dokumentacji m.in.  oświadczeń pracownika o zapoznaniu się z tajemnicą przedsiębiorstwa, skierowań na badania lekarskie (wstępne, kontrolne i okresowe), wniosków urlopowych, ewidencji czasu pracy wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Forma elektroniczna

Znowelizowany Kodeks pracy (art. 94 pkt 9a) umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie postaci – papierowej lub elektronicznej. Rozporządzenie precyzuje warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej określając wymagania jakie musi spełniać system teleinformatyczny służący do przechowywania dokumentacji oraz sposoby jej zabezpieczenia.

Zmiany te oznaczają uproszczenie w zakresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej i realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych. Niedogodnością dla pracodawcy jest zachowanie dualizmu w zakresie długości przechowywania akt pracowniczych, co będzie miało znaczenie w rejestrach czynności przetwarzania oraz przy wypełnianiu obowiązku informacyjnego.