Umowa oprócz elementów niezbędnych powinna również zostać sporządzona we właściwej formie (braki takie prawnicy potrafią wykorzystać bez mrugnięcia okiem). Dotyczy to jednakowo umowy, ale również innego oświadczenia składanego, chociażby jednostronnie.

W takiej sytuacji zastosowanie ma art. 60 k.c., umożliwiający składanie oświadczeń woli (a więc i zawieranie umów), co do zasady przez każde zachowanie składającego. Tego typu oświadczenie nosi nazwę „dorozumianego zawarcia umowy”.

Jaka forma jest niezbędna, aby nadać umowie znaczenie i moc? 

Wiemy doskonale, że umowy, czy oświadczenia nie muszą być składane w formie pisemnej. W praktyce znaczenie mają również oświadczenia ustne i składane obietnice.

Mniejszą, a czasem wręcz niewielką wartość mają natomiast zapewnienia składane w trakcie realizacji zamówień.  Mogą one jednak wywoływać skutki prawne jako np. element oferty.

Ważne: Obietnice wyborcze, deklaracje polityczne czy wypowiedzi reklamowe, co do zasady, nie są oświadczeniami woli.

Dlaczego tak się dzieje, że ustne oświadczenia i dawane gwarancje są przyczyną niedomówień i konfliktów?

Zapewnienia ustne są deklarowane zazwyczaj na początku współpracy (albo przy końcu), niekiedy z powołaniem na wartości duchowe, albo tradycji biznesowych i rodzinnych: „masz moje słowo”, „u mnie słowo ważniejsze niż pieniądze”, „przysięgam na….” – są to takie sztampowe zapewnienia.

Jakie jest ich znaczenie?

Można powiedzieć, że takie jak ustnych zapewnień. Praktycznie znikome.

Dlaczego tak się dzieje?

Do takiej sytuacji dochodzi, gdyż umowy ustne, co do zasady nie działają, tak jak w naszym mniemaniu powinny. Nie są one oczywiście pod żadnym względem zabronione, czy też niedozwolone, jednak ich znaczenie i moc jest drugorzędna i przez wiele osób przeceniana.  W praktyce może to oznaczać tylko komplikacje i liczne problemy.

„Ja tak powiedziałem? Niemożliwe” – to tylko jedna z możliwych sytuacji.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest upływ czasu, w wyniku którego nie jesteśmy w stanie zapamiętać wszystkich szczegółowych, dotyczących zawieranej ustnie umowy. Kiedy zajmujemy się wieloma sprawami w firmie, po prostu pewne elementy wypadają z naszej pamięci. Umowa dżentelmeńska brzmi swoim głosem w sytuacji opóźnień, terminów, zapłaty. Wówczas każda ze stron takiego ustnego porozumienia interpretuje dane słowo zupełnie inaczej. Powodów tego jest oczywiście kilka.

  • Teraz jest tak wygodniej, nie potrafię albo nie mogę spełnić oczekiwań kontrahenta.
  • Po pewnym czasie i tak już nikt nie pamięta, jak naprawdę było.

Takie postępowanie powoduje, że albo tracimy przyjaciela, albo pieniądze, albo i jedno i drugie.     

Nie trzeba tutaj nikogo przekonywać o tym, że forma pisemna ma moc zdecydowanie silniejszą od formy ustnej. Umowa podpisana przez obie strony wszystko pamięta za nas.

Powoływanie się na honor, czy tzw. dżentelmeńskie zapewnienia nie są w stanie jej podważyć.  Pisemne ustalenia nie wymagają dodatkowych słów ani zapewnień. Można więc rzec, że forma pisemna to gwarancja jak współpraca będzie się układała, gwarancja praw i obowiązków stron, gwarancja dotrzymania terminów i gwarancja wiarygodności.

Bywa jednak tak, że w firmie nie ma możliwości przygotowania odpowiedniej umowy. Przyczyn oczywiście może być wiele np. prezes wyjeżdża, wykonawca wyjeżdża, albo już brak jest czasu na przygotowanie pisemnej umowy.  Specyfika branży, w której firma działa, inne zajęcia czy brak specjalistów z zakresu umów powoduje, że dane zlecenie czy zamówienia są w praktyce realizowane przez telefon.

Czy taka praktyka jest błędna?

Przedmiot działalności i specyfika firm bywają różne.  Niejednokrotnie jest to realizacja zamówień, sprzedaż, dostawa, a wartość jednej transakcji może być niewielka. Z drugiej strony może dojść do sytuacji, że ilość transakcji jest ogromna, wówczas zawieranie kilkudziesięciu umów dziennie byłoby zwykłym absurdem.

Jak wówczas zachować staranność w działaniu?

Jeżeli przedmiotem transakcji są usługi, warto rozważyć przygotowanie formularzy, wzorca, czy umowy one-page, która będzie sprawowała rolę gwaranta i potwierdzenia złożenia zamówienia.

Natomiast jeżeli firma nie ma takiego wzoru, polityka firmy powinna przewidywać składanie zamówień drogą elektroniczną.

Istotne jest również określenie ilości, terminu, ceny oraz terminów zapłaty. Jest to minimum, które powinno być ustalone, aby zabezpieczać transakcję, jej realizację i przebieg.

Praktyka zawierania czy potwierdzania umów drogą elektroniczną w niektórych branżach powinna stać się częścią polityki, czy procedury zamówień i obsługi klienta.

Jaka jest moc i znaczenie potwierdzenia elektronicznego?

Złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Forma dokumentowa, zgodnie z intencją ustawodawcy, ma usprawnić dokonywanie czynności prawnych, przy zachowaniu mocy dowodowej środków wykraczających poza formę pisemną czynności. Formy dokumentowe oświadczeń woli w postaci elektronicznej to np. poczta elektroniczna czy SMS.

Dla zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia woli  w formie dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Nawiązuje to do koncepcji dokumentu jako środka przekazu woli ludzkiej. Jego konstytutywnym elementem jest intelektualna zawartość – informacja, treść zawierająca różne oświadczenia, w tym oświadczenia woli i wiedzy. Tym samym dla bytu dokumentu nie ma znaczenia, czy został on podpisany.

Granicę swobody wyznacza, jak się wydaje, wyłącznie funkcja dowodowa dokumentu.

Forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna. Dla zachowania tej formy wystarczające jest ustalenie osoby składającej oświadczenie. Stanowi on dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte, a także domniemanie jego prawdziwości.

Forma ta odpowiada potrzebom praktyki i potrzebom gospodarczym, a także formalizuje istniejące już w praktyce ułatwienia w komunikacji czy przekazywaniu oświadczeń. Trudności mogą się pojawić przy ocenie zamiaru stron czy samego faktu złożenia oświadczenia przez konkretną osobę.

Jak się zabezpieczyć?

W przypadku stałej współpracy można zawrzeć  porozumienie, przewidując możliwość składania zamówień w formie elektronicznej. Względnie przydatna jest weryfikacja poprzez białą listę podatników VAT. Warto także wprowadzić ogólne warunki składania zamówień.

W przypadku zamówień od klientów indywidualnych warto zbierać poświadczenia, że podane dane są prawdziwe, a klient nie podaje się za inną osobę.